Електронний суд для адвоката: реєстрація кабінету, подання позову та документів через ЄСІТС

Що таке ЄСІТС та підсистема «Електронний суд»

Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система (ЄСІТС) — це комплекс взаємопов’язаних цифрових підсистем, призначених для автоматизації роботи судів та інших органів системи правосуддя. Вона забезпечує:

• електронний документообіг;
• автоматизований розподіл судових справ;
• взаємодію суду з учасниками процесу;
• відеоконференції;
• технічну фіксацію судових засідань;
• формування звітності.

Важливим складником ЄСІТС є підсистема «Електронний суд». Через неї користувачі можуть подавати й отримувати процесуальні документи, докази та інші матеріали в електронній формі, а також відстежувати, як їх опрацьовують. Підсистема передбачає електронну взаємодію із судами та Вищою радою правосуддя у визначених випадках. Інструкція щодо користування її функціоналом розміщена на сайті технічної підтримки ЄСІТС: wiki.court.gov.ua.

Відмінність від сайту «Судова влада»

Фактично через ЄСІТС суди надсилають рішення, повістки та інші документи, а виклики публікуються на офіційному порталі «Судова влада». При цьому офіційний вебсайт «Судова влада» є довідково-інформаційним ресурсом (для перегляду рішень, аналітики тощо). Фактичне звернення до суду та електронний документообіг здійснюються саме через підсистему «Електронний суд» ЄСІТС.

Які процесуальні дії доступні адвокату

У кабінеті адвокат має доступ до всіх процедурних дій, передбачених процесуальним законодавством. Зокрема, але не виключно, він може подавати такі процесуальні документи:

• позов;
• апеляційну чи касаційну скаргу;
• заяви і клопотання;
• відзиви й відповіді.

Також адвокат може прикріплювати всі необхідні процесуальні документи й докази в електронному вигляді. Важливо, що з 18 жовтня 2023 року Законом України № 3200-IX встановлено обов’язок реєструвати електронний кабінет у ЄСІТС для всіх адвокатів, які здійснюють адвокатську діяльність.

Для кого електронний кабінет є обов’язковим

Крім адвокатів, відповідно до Закону офіційний електронний кабінет обов’язково мають зареєструвати:

• нотаріуси;
• приватні виконавці;
• арбітражні керуючі;
• судові експерти;
• органи державної влади та інші державні органи;
• органи місцевого самоврядування;
• інші юридичні особи.

При цьому, відповідно до перехідних положень цього Закону, з 21 лютого 2024 року наявність електронного кабінету стала обов’язковою також для всіх юридичних осіб приватної форми власності, які беруть участь у цивільних та адміністративних справах.

Водночас Закон не забороняє зареєстрованій особі за необхідності подавати документи в паперовому вигляді, якщо вона вирішить не користуватися електронним зверненням.

Що підготувати перед реєстрацією

Перед реєстрацією в системі потрібно переконатися, що у вас є необхідні технічні засоби.

По-перше, адвокатові (як і будь-якій фізичній чи юридичній особі) потрібен чинний кваліфікований електронний підпис (КЕП) на своє ім’я. Для фізичних осіб достатньо особистого ключа, у сертифікаті якого внесено прізвище, ім’я, по батькові та РНОКПП. Ці дані система автоматично підтягує під час реєстрації.

Відповідно до п. 10 «Положення про порядок функціонування окремих підсистем Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи» адвокати, нотаріуси, приватні виконавці та судові експерти реєструють свої офіційні електронні адреси в ЄСІТС в обов’язковому порядку. Адреса електронної пошти, яку використовують для реєстрації Електронного кабінету, не може бути зареєстрована на доменних іменах, використання яких заборонено законодавством України. Важливо: на одну електронну адресу можна зареєструвати лише один електронний кабінет.

Для юридичних осіб потрібно використовувати КЕП керівника або ліквідатора, у сертифікаті якого є РНОКПП особи та код ЄДРПОУ організації.

Реєстрація в Електронному суді: покрокова інструкція

Вхід через ID.GOV.UA та КЕП

Щоб потрапити в особистий кабінет Е-суду:

• зайдіть на портал cabinet.court.gov.ua;
• на головній сторінці натисніть кнопку «Авторизуватись з ID.GOV.UA» — вас перенаправить у систему електронної ідентифікації ID.GOV.UA;
• виберіть «постачальника послуг» (того, хто видав ваш КЕП);
• оберіть носій ключа та завантажте файл з особистим ключем;
• введіть пароль до ключа.

На цьому етап аутентифікації завершено.

Перевірка профілю і контактних даних

Після успішної ідентифікації слід перевірити й доповнити особистий профіль. У формі реєстрації автоматично відображаються ПІБ і РНОКПП (вони підтягуються із сертифіката КЕП). Далі:

• введіть дату народження;
• вкажіть чинний номер телефону та електронну адресу;
• введіть у формі код підтвердження, який надійде на вказану пошту;
• натисніть «Зберегти».

Це забезпечить отримання судових і реєстраційних повідомлень на ваші контактні дані в системі.

Підтвердження статусу адвоката

У своєму профілі відзначте статус «адвокат» і внесіть номер свідоцтва про право на заняття адвокатською діяльністю. Натисніть піктограму олівця біля номера свідоцтва й ініціюйте перевірку: система звірить дані з Єдиним реєстром адвокатів України. Після успішної перевірки статус адвоката буде підтверджено, і ви отримаєте в системі повні права адвоката.

Налаштування повідомлень

За бажанням у меню налаштувань можна вказати додаткові параметри сповіщень. Зазвичай радять увімкнути надсилання на електронну пошту повідомлень про нові документи та зміну статусів справи. Завдяки цьому адвокат оперативно дізнаватиметься про реєстрацію позову чи внесення судових рішень. Персональний кабінет дозволяє відстежувати статус кожного надісланого документа та отримувати інформацію про його обробку.

Як додати клієнта і підтвердити повноваження представника

У розділі «Довіреності/Ордери» особистого кабінету адвокат може формувати або завантажувати документи на право представництва. Для підтвердження повноважень можна використовувати:

• електронну довіреність чи ордер, створені в системі;
• звичайний паперовий ордер — його достатньо підписати, відсканувати й завантажити як додаток у справу.

Перед відправленням ці документи слід підписати вашим КЕП.

Як подати позов через Електронний суд

Вибір суду та виду заяви, заповнення сторін і реквізитів справи

Подання позову починається з авторизації в кабінеті Електронного суду. Після входу оберіть розділ створення нового документа, а серед запропонованих шаблонів — позовну заяву.

Далі заповніть картку справи:

• оберіть суд (місцева чи апеляційна інстанція відповідно до вашого спору);
• вкажіть відповідача чи відповідачів, а також, за потреби, третіх осіб;
• заповніть реквізити позивача (ваші як адвоката/фірми та дані клієнта) і відповідача;
• зазначте найменування та вартість предмета спору, якщо це передбачено.

Перевірте правильність зазначення суду: помилковий вибір може призвести до відмови в реєстрації.

Завантаження позову та додатків

Далі перейдіть до завантаження документів: додайте текст позову у відповідній графі та прикріпіть усі необхідні додатки:

• квитанцію про сплату судового збору (якщо оплачували в банку);
• копії документів, що підтверджують вимоги;
• ордер тощо.

Важливо: перед надсиланням перевірте, чи додано всі потрібні файли, чи вони відкриваються та чи відповідають вимогам процесуального кодексу. У разі потреби система повідомить про помилки (наприклад, неправильний формат файлу).

Судовий збір і підтвердження оплати

Після завантаження документів система запропонує перейти до оплати судового збору. Як правило, передбачено онлайн-сплату через банківський сервіс порталу або можливість завантажити квитанцію. Без сплати збору позов спочатку залишать без руху, а потім повернуть вам. Уважно заповніть реквізити платіжного доручення, а після платежу поверніться в кабінет і підтвердіть оплату, додавши чек (якщо потрібно).

Підписання КЕП та надсилання

Наступний крок — підписання документів:

• ще раз перевірте коректність усіх введених даних і натисніть «Підписати»;
• система підпише позов вашим КЕП і запропонує направити його разом з додатками зазначеним вами сторонам, які мають кабінет в «Електронному суді» (це також потрібно підписати КЕП);
• після підписання з’явиться кнопка «Надіслати» — натисніть її, щоб завершити подання позову до суду.

У результаті документ отримає статус «Надіслано».

Як перевірити реєстрацію документа

Після відправлення позову обов’язково перевірте його реєстрацію. Знайдіть свій документ у кабінеті й упродовж дня відстежуйте його статус (якщо позовну заяву подано в межах робочого часу суду): мають з’явитися позначки про надходження в систему суду та присвоєння реєстраційного номера. Слідкуйте також за сповіщеннями: щойно суд зареєструє вашу заяву, ви отримаєте відповідний електронний документ із номером провадження. Особистий кабінет дозволяє відстежувати рух документів у реальному часі та інформує про результати опрацювання.

Як подати заяву або клопотання у відкритій справі

Якщо в суді вже відкрито провадження у вашій справі, новий позов подавати не потрібно — достатньо додати до справи заяву чи клопотання:

• знайдіть відповідну справу в розділі «Мої справи» (наприклад, за номером провадження чи назвою);
• скористайтеся опцією «Додати заяву/клопотання»;
• уточніть тип документа (заява, клопотання тощо), предмет і суть клопотання;
• прикріпіть текст документа та необхідні додатки;
• підпишіть документ КЕП і надішліть до суду.

Процедура практично така сама, як під час подання позову. Номер справи автоматично підтягнеться до вашого документа.

Як подати апеляційну скаргу

Апеляційну скаргу також подають через особистий кабінет:

• оберіть належний апеляційний суд як інстанцію та тип документа «Апеляційна скарга»;
• у формі вкажіть деталі провадження першої інстанції (номер справи та суд, який виніс рішення), імена сторін і коротко викладіть суть скарги;
• завантажте текст апеляційної скарги та додатки (копію судового рішення першої інстанції, докази тощо);
• сплатіть відповідний судовий збір;
• підпишіть скаргу КЕП.

Після підписання система запропонує направити апеляційну скаргу разом з додатками сторонам, а вже потім надішле її до апеляційного суду.

Обов’язок надіслати копії іншим учасникам

Під час будь-якого електронного подання адвокат, як і під час поштового відправлення, зобов’язаний направити копії документів усім іншим учасникам процесу у встановленому порядку. Тобто навіть під час надсилання позову через ЄСІТС слід забезпечити, щоб відповідач отримав його копію. Це можна зробити через кабінет (надіславши копію документа в системі) або іншим належним способом. Якщо копії не надано або відправлення оформлено неправильно, суд може залишити процесуальні документи без руху, а потім повернути їх. Тож перед відправленням перевірте, що жоден учасник не залишився без копії.

Вимоги до файлів та електронного підпису

Файли процесуальних документів повинні відповідати технічним вимогам ЄСІТС:

• документи подаються у форматі PDF або як зображення (JPEG, PNG тощо — для відсканованих копій);
• розмір кожного файлу не повинен перевищувати граничний ліміт системи (переважно кілька десятків мегабайт);
• файл не повинен бути заархівованим чи захищеним паролем;
• усі документи підписуються вашим КЕП, тому потрібно використовувати саме той ключ, з яким ви авторизувалися.

Для авторизації та підписання в Електронному суді дозволено використовувати лише кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Статуси документів у кабінеті

Після відправлення документа в кабінеті йому автоматично присвоюються певні статуси:

• «Чорновик» — ви почали заповнювати картку, але ще не надіслали документ;
• «Відправлено» — після натискання кнопки «Надіслати»;
• «Отримано» — суд отримав пакет документів;
• «Зареєстровано» — документу присвоєно реєстраційний номер;
• «Відмова в реєстрації» — система або суд виявили порушення (наприклад, документ нечитабельний, недоступний для перегляду, адресований іншому органу чи помилково надійшов до іншого суду), і подання повернеться.

Адвокат може перевіряти статус кожного документа у своєму кабінеті, щоб переконатися, що суд прийняв матеріали до провадження.

Типові помилки та як їх виправити

Не той суд, тип документа або справа

Переконайтеся, що обрали правильний суд і процесуальний вид заяви чи позову. Наприклад, цивільний позов слід подавати до місцевого (а не апеляційного) суду, апеляційну скаргу — до апеляційного (крім випадків, передбачених ч. 1 ст. 395 КПК України та ч. 3 ст. 294 КУпАП). Невідповідність може призвести до відмови в реєстрації.

Немає підпису, збору чи доказу надсилання

Перевірте, що:

• ви використовуєте чинний КЕП;
• для підписання використано той самий ключ, що й для входу до кабінету (невідповідність ключів призведе до помилки підпису);
• файл з підписом не пошкоджений;
• сплата збору підтверджена у файлах (додано квитанцію).

Документ не отримав реєстраційного номера

Якщо після надсилання статус залишається «Відправлено» і не змінюється на «Зареєстровано», слід звернутися до суду. Перевірте в кабінеті історію документа — можливо, під час надсилання сталася технічна помилка. У такому разі спробуйте надіслати документ повторно або зателефонуйте до Контакт-центру судової влади. ЄСІТС дає змогу бачити весь цикл обробки вашого документа.

Що робити при технічному збої ЄСІТС

У разі тимчасового збою або недоступності ЄСІТС слід зачекати деякий час і спробувати знову. Інколи проводяться планові технічні роботи, про які зазвичай повідомляють заздалегідь. Якщо проблема не зникає, ознайомтеся з офіційною інформацією про стан системи або зверніться до служби підтримки порталу.

У надзвичайних випадках, коли функціонування ЄСІТС неможливе, Закон передбачає особливий порядок подання та вручення процесуальних документів. На практиці це може означати тимчасове подання документів на паперових носіях або їх направлення іншими каналами зв’язку, зокрема поштою, про що слід поінформувати суд. Після відновлення роботи системи всі строки та подання зараховуються згідно з правилами про зупинення строків на час простою ЄСІТС.