Релокація структурного підрозділу підприємства: порядок і трудові наслідки

Релокація бізнесу в безпечні регіони стала для багатьох українських компаній не стратегічним вибором, а умовою виживання. Проте релокація підприємства чи окремого структурного підрозділу — це не лише оренда нового офісу й перевезення обладнання. Насамперед це кадрове питання: зміна місця роботи зачіпає трудові договори кожного працівника, а помилка в процедурі може обернутися судовими спорами з питань поновлення на роботі та виплатою середнього заробітку за час вимушеного прогулу.

У цій статті пояснюємо, як провести релокацію структурного підрозділу послідовно: від правової кваліфікації змін і рішення уповноваженого органу до повідомлення працівників, виплати компенсацій та звільнення тих, хто відмовився від переїзду. Окремо розглядаємо, що змінює воєнний стан, а що — ні.

Спочатку визначте, що саме змінюється

Уся подальша процедура залежить від одного питання: чи залишається підрозділ у тій самій місцевості, чи переїжджає в іншу. У трудовому праві під «іншою місцевістю» розуміють територію за межами адміністративних меж населеного пункту, де працівник працював дотепер. Тож переїзд з Києва до Броварів — це вже інша місцевість, а з одного району Києва в інший — ні, навіть якщо дорога до роботи стала довшою.

Коли зміна локації не потребує згоди працівника

Якщо підрозділ переїжджає в межах того самого населеного пункту, а посада, функції, режим і оплата праці не змінюються, це переміщення. Воно не вимагає згоди працівника, достатньо наказу та ознайомлення з ним. Винятком є випадки, коли трудовий договір чи контракт прямо закріплюють конкретну адресу роботи. Тоді її зміна потребує зміни договору. Тому перший крок — перевірити тексти трудових договорів.

Коли релокація стає переведенням в іншу місцевість

Релокація структурного підрозділу в інший населений пункт — це переведення працівників на роботу в іншу місцевість разом із підприємством. За ч. 1 ст. 32 КЗпП таке переведення допускається лише за згодою працівника. Разом із тим це й зміна істотних умов праці, тому працівника треба належно повідомити. Ані наказ керівника, ані рішення загальних зборів не можуть зобов’язати працівника переїхати.

Хто має ухвалити рішення про релокацію підрозділу

Закон не визначає єдиного органу, який ухвалює рішення про зміну місцезнаходження структурного підрозділу. Це питання розподілу компетенції між органами управління, і відповідь на нього завжди треба шукати у статуті та внутрішніх документах конкретної компанії. Рішення, ухвалене неуповноваженим органом, ставить під сумнів усі наступні кадрові накази, а разом із ними — і звільнення.

Перевірка статуту, положення про підрозділ та повноважень органів управління

Перед підготовкою документів зверніть увагу на такі положення:

• Виключна компетенція загальних зборів. Статут може відносити до неї затвердження організаційної структури чи штатного розпису або визначення порядку їхнього погодження. Якщо такий порядок уже затверджено окремим рішенням, він може передбачати додаткові погодження.
• Компетенція наглядової ради (у товариствах, де вона є). Нерідко статут доручає їй створення, реорганізацію та ліквідацію структурних і відокремлених підрозділів. Сама зміна місцезнаходження підрозділу зазвичай не є ні створенням, ні реорганізацією. Але якщо релокація супроводжується зміною структури (об’єднання відділів, створення нового підрозділу на новому місці), рішення наглядової ради може знадобитися.
• Делегування повноважень. Перевірте, чи не передавала наглядова рада чи загальні збори частину своїх питань керівнику або, навпаки, чи не обмежували його повноваження.
• Компетенція керівника (виконавчого органу). Як правило, до неї належать усі питання поточної діяльності, які не віднесені до виключної компетенції інших органів, а часто й затвердження штатного розпису та положень про підрозділи.
• Погодження кадрових рішень. Деякі статути вимагають попереднього погодження наглядовою радою призначення та звільнення працівників на певних посадах або встановлення їм винагороди та компенсаційних виплат. Тоді погодження потрібне і для переведення, і для звільнення таких працівників.

Якщо структурний підрозділ є відокремленим (філія, представництво), до цього переліку додається положення про філію: воно зазвичай містить адресу та порядок її зміни.

Службова записка, рішення уповноваженого органу та наказ керівника

Зазвичай пакет документів формується в такій послідовності:

• Службова (доповідна) записка керівника підрозділу або іншої відповідальної особи з обґрунтуванням релокації: безпекова ситуація, втрата або пошкодження приміщення, економічна доцільність. У ній варто навести нову адресу та орієнтовний графік переїзду.
• Рішення уповноваженого органу (загальних зборів чи наглядової ради), якщо цього вимагає статут.
• Наказ керівника про релокацію структурного підрозділу. Якщо повноваження керівника не обмежені, саме наказ стає базовим документом. У ньому фіксують: назву підрозділу, стару та нову адресу, заплановану дату переїзду, перелік посад, які переводяться, та відповідальних осіб — за повідомлення працівників, кадрові накази, оренду та повідомлення державних органів.

Наказ варто ухвалювати тоді, коли нова адреса вже відома. Повідомлення працівникам про переїзд «у невизначене місце» не дає їм змоги ухвалити зважене рішення, і в суді таке повідомлення навряд чи буде визнано належним.

Підготовка нової локації та внутрішніх документів

Кадрова частина релокації не може випереджати організаційну: працівникам потрібно знати, куди і з якої дати їх запрошують працювати.

Оренда приміщення, нова адреса і дата початку роботи

На момент видання наказу та повідомлення працівників варто мати підписаний договір оренди або хоча б попередній договір чи лист про наміри. Орієнтовну дату початку роботи за новою адресою визначайте з урахуванням строків повідомлення працівників і часу на їхній фактичний переїзд.

Зміни до штатного розпису, організаційної структури та локальних актів

Перевірте, чи згадується адреса або населений пункт у:

• положенні про структурний підрозділ;
• штатному розписі та організаційній структурі;
• правилах внутрішнього трудового розпорядку;
• положенні про оплату праці (наприклад, регіональні надбавки);
• колективному договорі та трудових договорах (контрактах) працівників.

Зміни до локальних актів затверджує той орган, який за статутом затверджував самі акти.

Податкові, ліцензійні та реєстраційні повідомлення за новою адресою

• Податкова служба. Про зміну місця розташування об’єкта оподаткування повідомляють за формою № 20-ОПП. Якщо за новою адресою застосовується РРО чи ПРРО, їхню реєстрацію також треба оновити.
• Єдиний державний реєстр. Адресу відокремленого підрозділу (філії, представництва) , які зареєстровані як юридичні особи, змінюють через державного реєстратора. Для невідокремленого підрозділу реєстрація в ЄДР не потрібна.
• Ліцензії та дозволи. Якщо ліцензія чи дозвіл прив’язані до місця провадження діяльності, повідомте орган ліцензування або отримайте новий документ. Строки та порядок залежать від виду діяльності і визначаються відповідними ліцензійними умовами.

Якщо компанія бере участь у державній програмі релокації бізнесу в безпечні регіони, до цього додаються вимоги самої програми. Але трудових правил вона не скасовує.

Як повідомити працівників про релокацію

У судових спорах щодо переведення або звільнення насамперед досліджують, чи був працівник належно повідомлений. Саме тому повідомлення треба готувати так, щоб його зміст і факт вручення можна було довести.

Зміст персонального повідомлення та спосіб вручення

Повідомлення складають у письмовій формі для кожного працівника окремо. У ньому варто зазначити:

• причину та підставу релокації (реквізити наказу або рішення);
• нову адресу та населений пункт;
• дату, з якої робота продовжуватиметься за новою адресою;
• чи змінюються інші умови праці (режим, оплата);
• гарантії та компенсації у разі згоди;
• наслідки відмови: припинення трудового договору за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП із виплатою вихідної допомоги;
• строк, у який працівника просять надати письмову відповідь, і спосіб її надання.

Законодавство не встановлює строку для відповіді працівника, тому він має бути розумним і давати реальну можливість обдумати рішення. Основний спосіб вручення — особисто, під підпис із зазначенням дати ознайомлення. Другий примірник залишається у роботодавця.

Як повідомити працівника, який перебуває у відпустці або за кордоном

Якщо працівник у відпустці, на лікарняному чи за кордоном, повідомлення надсилають цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення на адресу, відому роботодавцю. Паралельно текст можна надіслати електронною поштою або через месенджер. Такий спосіб буде надійним доказом, якщо цей канал зв’язку закріплений у трудовому договорі або внутрішніх документах. Зберігайте докази відправлення та прочитання.

Працівники, які перебувають у відпустці чи тимчасово непрацездатні, мають отримати такий самий строк на рішення, як і решта колективу.

Акт у разі відмови від ознайомлення

Якщо працівник отримав повідомлення, але відмовляється його підписати, складіть акт у присутності щонайменше двох свідків. У акті зазначають дату, час і місце, факт оголошення тексту повідомлення вголос або передання його копії та відмову працівника від підпису. Дата акта вважається датою повідомлення.

Рішення працівника: чотири практичні сценарії

Після повідомлення кожен працівник дає свою відповідь, і від неї залежить подальше оформлення. Згоду та відмову варто фіксувати письмово: заявою або власноручною відміткою на примірнику повідомлення.

Згода на переведення та наказ щодо нового місця роботи

Якщо працівник погодився, роботодавець видає наказ про переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством. У наказі зазначають підставу, дату переведення, нове місце роботи та гарантії і компенсації, які виплачуються. З наказом працівника ознайомлюють під підпис. Якщо адреса роботи зафіксована в трудовому договорі чи контракті, до нього також укладають додаткову угоду.

Відмова від переїзду і припинення трудового договору

Відмова від переведення в іншу місцевість — самостійна підстава для припинення трудового договору за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Це не звільнення за скороченням штату, тому процедури за ст. 49-2 КЗпП (попередження за два місяці, пропозиція вакансій, переважне право на залишення) тут не застосовуються. Відмову варто отримати письмово; якщо працівник відмовляється лише усно, складіть акт за участю свідків. Порядок звільнення описано нижче.

Відсутність відповіді працівника у визначений строк

Найскладніший сценарій. Закон не прирівнює мовчання до відмови, але й згоди воно не означає. На практиці рекомендуємо:

• прямо вказати в повідомленні, що відсутність відповіді в установлений строк розцінюватиметься як відмова від переведення;
• після закінчення строку надіслати повторний запит іншим доступним каналом зв’язку;
• зафіксувати відсутність відповіді актом.

Якщо після дати переїзду працівник просто не з’являється на роботу, це окрема ситуація: її варто оформлювати актами про відсутність на робочому місці та запитами про причини. Звільнення за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП без доказів відмови несе високий ризик скасування в суді.

Дистанційна робота або призупинення договору як можливі альтернативи

Релокація не обов’язково означає вибір між переїздом і звільненням. Щоб зберегти цінних працівників, можна розглянути:

• дистанційну роботу (ст. 60-2 КЗпП) — якщо характер обов’язків це дозволяє. Зазвичай для цього укладають письмовий трудовий договір про дистанційну роботу. У разі загрози збройної агресії закон дозволяє запровадити її наказом без такого договору.
• призупинення дії трудового договору (ст. 13 Закону № 2136-IX) — це допустимо лише тоді, коли військова агресія виключає можливість забезпечувати та виконувати роботу. Місце роботи зберігається, але заробітна плата не виплачується. Саме посилання на релокацію такою підставою не є: обставини, які унеможливлюють роботу, треба описати та підтвердити.
• переведення до іншого підрозділу у тій самій місцевості, якщо такий підрозділ є і в ньому є вакансії

Гарантії та компенсації працівникам, які переїжджають

Працівники, які погодилися на переведення в іншу місцевість, мають право на компенсацію за переїзд (ст. 120 КЗпП). Мінімальні розміри визначає Постанова КМУ № 255, а витрати несе підприємство, до якого переводять працівника.

Якщо точну суму визначити заздалегідь неможливо, працівнику можна виплатити аванс. Працівник повертає отримані кошти повністю, якщо без поважних причин не став до роботи або звільнився раніше за узгоджений строк. Цю умову варто нагадати в наказі про переведення.

Які члени сім’ї враховуються під час виплати компенсацій

До членів сім’ї за Постановою № 255 належать чоловік або дружина, а також діти та батьки обох подружжя, якщо вони перебувають на утриманні та проживають разом із працівником. Підтверджувальні документи варто зібрати до виплати. Компенсації на членів сім’ї виплачуються також тоді, коли сім’я переїжджає пізніше, але не пізніше ніж через рік після надання працівнику житла.

Як закріпити підвищені гарантії у колективному або трудовому договорі

Розміри передбачені в Постанові № 255 — це державний мінімум. Колективний договір, трудовий договір або наказ про релокацію можуть передбачити більше: компенсацію оренди житла, підвищену одноразову допомогу, оплату транспорту тощо. Житло працівникам, які переїхали у зв’язку з переведенням, надається на умовах трудового договору. Підвищені гарантії можуть потребувати погодження наглядової ради чи загальних зборів, якщо статут обмежує повноваження керівника щодо компенсаційних виплат. Це також потрібно перевірити заздалегідь.

Звільнення працівника, який відмовився від переведення

Трудовий договір із працівником, який відмовився переїжджати, припиняють за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП із виплатою вихідної допомоги. Звільнення за цією підставою не відноситься до звільнень з ініціативи роботодавця за ст. 40 КЗпП, тож погодження з профспілкою не потрібне.

Підстава, дата звільнення і формулювання наказу

• Формулювання. В наказі та трудовій книжці підставу зазначають дослівно, наприклад: «звільнити у зв’язку з відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом із підприємством, п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».
• Підстави наказу. Повідомлення про релокацію, письмова відмова працівника або відповідний акт.
• Дата звільнення. Як правило, останній день роботи за попередньою адресою перед фактичним переїздом підрозділу.
• Корпоративні погодження. Якщо статут або рішення наглядової ради визначає перелік посад, звільнення з яких потребує попереднього погодження, таке погодження треба отримати до видання наказу.

Вихідна допомога, остаточний розрахунок і кадрова звітність

• Вихідна допомога — не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП). Колективний чи трудовий договір може встановити більший розмір.
• Остаточний розрахунок у день звільнення (ст. 116 КЗпП): заробітна плата за відпрацьований час, компенсація за невикористані дні відпустки та вихідна допомога.
• Документи працівнику — копія наказу про звільнення та трудова книжка, якщо вона зберігалася у роботодавця.

Особливості релокації під час воєнного стану

Релокація бізнесу під час війни відбувається за тими самими правилами КЗпП, але з одним суттєвим винятком — строком повідомлення.

Строк повідомлення про зміну умов праці

У звичайних умовах про зміну істотних умов праці повідомляють не пізніше ніж за два місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП). Під час воєнного стану цей строк не застосовується. Працівника достатньо повідомити не пізніше ніж до запровадження нових умов (ч. 2 ст. 3 Закону № 2136-IX). Таку ж позицію висловлює Держпраці.

Але скорочений строк не скасовує обов’язку належно ознайомити працівника та дати йому час на рішення. Повідомлення «сьогодні на завтра» формально допустиме, проте в суді ризиковане, особливо якщо після нього відбулося звільнення.

Чому воєнний стан не скасовує згоду на переїзд в іншу місцевість

Закон № 2136-IX дозволяє переводити працівника без згоди лише в вузьких випадках. Це може бути лише робота, пов’язана з відверненням або ліквідацією наслідків бойових дій чи інших обставин, які загрожують життю людей. Оплата при цьому не може бути нижчою за середній заробіток, а переведення на територію активних бойових дій заборонене. Це інструмент для надзвичайних ситуацій, а не для планової релокації підрозділу.

Тому і в умовах воєнного стану переведення в іншу місцевість разом із підприємством потребує згоди працівника. Якщо працівник відмовився, наслідком є припинення договору за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП, а не переведення в примусовому порядку.

Релокація бізнесу в Європу

Описана вище процедура стосується переїзду в межах України. Релокація команди за кордон зазвичай потребує іншого рішення: створення юридичної особи чи філії в іншій країні, працевлаштування за місцевим законодавством, питань валютного та податкового резидентства. Такі проєкти варто планувати окремо з участю юристів у країні призначення.

На момент підготовки статті діє КЗпП, а у Верховній Раді розглядається проєкт нового Трудового кодексу (№ 14386). Після його ухвалення правила переведення та повідомлення можуть змінитися.